1 - Etude Budget

Contact 1 : Responsable Scientifique / ADER PACA

Moyens Humains : durée et qualité de l’emploi en CDD de doctorants et montant du salaire mensuel

Fonctionnement : estimation des différents moyens matériels nécessaires à la conduite du Projet (équipements, documentation, inscriptions colloques, traduction, missions…)

Etablissement par ADER PACA d’une estimation budgétaire

Contact 2 : Responsable Scientifique / ADER PACA

Evaluation de l’enveloppe financière totale nécessaire à la conduite du Projet (comprenant le salaire, les primes, les charges sociales, la taxe sur salaires éventuelle, les visites médicales obligatoires, la commission de gestion, le reversement contractuel à l’Université en couverture de ses frais de structure, la TVA et le fonctionnement…).

Contact 3 : Accord formel Responsable Scientifique

2 - Recherche Financement

Cas de figure n° 1 : Financement par une Entreprise

• Cas 1 La description scientifique est rédigée en totalité par le responsable scientifique et insérée à l’accord général sous forme d’une annexe.
  Les discussion et rédaction de l’accord juridique avec l’entreprise sont établies sur la base des contrats ou commandes types pré-établis par l’ADER qui définit l’identité des parties, le titre du sujet de l’Etude, sa durée, son montant financier, le calendrier des réunions, l’échéancier des rapports scientifiques et des paiements, la qualification des obligations des parties (ceux ci sont déterminés en fonction des besoins humains et des achats)…

• Cas 2 L’Entreprise a imposé la rédaction de son accord, l’ADER vérifie la conformité des termes juridiques avec les contraintes de l’Etude et assiste dans la discussion avec les termes du projet d’accord juridique.

• Chacune des étapes de cette discussion est soumise à l’accord du responsable scientifique, jusqu’à obtention de l’entente définitive.

• Le circuit des signatures des conventions est maîtrisé par l’ADER, un exemplaire de celle ci est adressé au responsable scientifique.
  

A noter : L’ADER, en ce qui la concerne en propre, garantit contractuellement de toute confidentialité et rejette en ce qui la concerne, toute prétention sur la propriété Intellectuelle et Industrielle, celles ci n’étant pas dans la mission de gestionnaire de l’ADER. L’ADER, cependant, préconise la rédaction d’un accord séparé avec l’autorité de tutelle du laboratoire portant sur propriété Intellectuelle et Industrielle.

Cas de figure N°2 : Financement par une autorité publique (ministère, collectivité locale, organisme public…)

L’ADER rédige et présente à son nom la - ou bien les - demandes de subvention pour le compte du laboratoire, sur le modèle exigé par chacune d’elles et fournit la batterie de « pièces justificatives » exigées.

3 - Accompagnement du projet

Chaque projet concrétisé fait l’objet de l’ouverture d’une ligne comptable analytique spécifique (hors taxes) sur laquelle sont portées toutes les dépenses attribuées à celui-ci (crédits HT, salaires, charges sociales, dépenses de fonctionnement, frais de gestion, prélèvements de l’université).

L’ADER a la responsabilité du règlement mensuel de la TVA au Trésor.

Les facturations

Celles-ci interviennent selon l’échéancier contractuel après que le responsable scientifique ait été interrogé sur la remise effective du rapport scientifique. Une fois réglés, les crédits encaissés permettent de procéder à l’embauche et/ou à l’engagement des dépenses de fonctionnement.

Un accès sécurisé sur « l’Espace Laboratoire » du site internet ader-paca.com est attribué au responsable scientifique, permettant à celui-ci (ou à toute personne dûment habilitée) de consulter les comptes dont il a la responsabilité. Ceux-ci sont réactualisés quotidiennement.

L’embauche

Dès le paiement de la facture, l’embauche peut débuter sur les fondements déterminés en partenariat avec le responsable scientifique.

Au préalable un accès sécurisé sur « l’Espace Chercheur » du site internet ader-paca.com est attribué au futur salarié afin qu’il puisse communiquer les renseignements nécessaires. Ceux-ci permettent à l’ADER de procéder aux déclarations obligatoires et préalables à l’embauche ainsi qu’à la rédaction du contrat de travail. Ce dernier est adressé au responsable scientifique qui le fait signer par le salarié.

Après régularisation du contrat de travail et pendant sa durée, le salarié perçoit le salaire net déterminé chaque fin de mois par virement sur son compte bancaire.

L’ADER se charge des différentes déclarations auprès de organismes sociaux, des règlements de ces charges.

A l’issue du contrat de travail, l’ex-salarié bénéficie de l’indemnisation chômage légale par les ASSEDIC.

L’ADER émet et adresse au salarié « l’attestation ASSEDIC » qui lui permettra de s’inscrire instantanément auprès de cet organisme ; les indemnités auxquelles il peut prétendre lui seront versées.

Les dépenses de fonctionnement

La liste de celles-ci ne peut être limitative : gros ou petit matériel, fluides, documentations, inscription aux colloques, missions, traductions, etc …

Les diverses commandes sont réalisées par le responsable scientifique qui précise au fournisseur l’adresse de livraison (le laboratoire) et l’adresse de facturation (l’ADER). La spécification de ces doubles adresses revêt une importance essentielle pour permettre à l’ADER la récupération de la TVA sur les achats.

Les frais de mission sont remboursés « au réel » exclusivement sur présentation de justificatifs de dépenses originaux (le nom des convives est porté au dos des justificatifs de frais de restauration). Sauf détermination spécifique prévue dans les contrats, le « barème fiscal des indemnités kilométriques » édité par l’Administration Fiscale permet l’estimation des indemnités de déplacement au moyen de véhicules personnels (photocopie de la carte grise du véhicule utilisé).

Chaque facture ou demande de remboursement est adressée au responsable scientifique pour « prise en charge » et imputation à l’Etude de Recherche concernée.

Après réception de l’accord, l’ADER procède hebdomadairement aux règlements.

A noter : Outre la consultation des comptes analytiques au moyen de l’extranet (accès sécurisé sur ader-paca.com), un « extrait de compte analytique » est fourni sur simple demande téléphonique au 04 91 37 34 54.

Pour tout conseil, évaluation du projet et de ses frais de gestion, consultez-nous.